In gesprek met Henrike van Engelenburg

De klant aan het woord is ditmaal Henrike van Engelenburg. Henrike is directeur, producent en impresario van ‘Van Engelenburg Theaterproducties’ in Haarlem. Inmiddels vertegenwoordigt van Engelenburg Theaterproducties ruim twintig artiesten en op kantoor zijn zes medewerkers werkzaam.

Organiseren en het overzicht houden
Het runnen van een onderneming vergt heel wat organisatietalent. Voor Henrike, die de algehele leiding heeft over het team en daarnaast de marketing en verkoop van de voorstellingen doet, is het belangrijk om het werk overzichtelijk te houden. Henrike: “Zowel de boekingen, de administratie en de interne organisatie moeten goed worden georganiseerd. Ik ben daarom op zoek gegaan naar software waarmee onze boekingen beheerd kunnen worden en de dagelijkse workflow wordt ondersteund.” Bijna twee jaar heeft het geduurd voordat ze een goed softwarepakket vond. In die tijd kwam ze veel bedrijven tegen met onvolledige of ingewikkelde software. “En als het goed was, dan was het zo ontzettend duur!” Aldus Henrike. Uiteindelijk kwam ze terecht bij System One: “Eindelijk een goedwerkend product voor een normale prijs!”

"Iedereen kan ermee werken!"
Van Engelenburg maakt inmiddels zo’n twee jaar gebruik van System One. Henrike: “Zodra de werkdag begint loggen we in op System One. Iedereen hier op kantoor heeft toegang tot het programma en iedereen kan ermee werken. De software is erg gebruiksvriendelijk en ik vind het een voordeel dat alles online beschikbaar is, zodat er vanuit huis of een andere locatie gewerkt kan worden.” Voor Henrike en de andere boekers zijn de agenda en het relatiebeheer belangrijke functies, terwijl de administratie vooral de onderdelen facturatie en contracten gebruikt. Ook de artiesten hebben een account, zodat zij altijd kunnen zien welke boekingen ze hebben. “Een functie die bij ons nog niet volledig gebruikt wordt is de mogelijkheid om taken aan elkaar toe te kennen en notities te maken.” Daar kunnen ze naar eigen zeggen nog veel meer gebruik van maken.

Engelengeduld
Tijdens de implementatie van System One bij van Engelenburg is er veel overleg geweest over de functionaliteit van de software. Henrike: “Er is echt geluisterd naar onze wensen, waardoor er een aantal nieuwe functies toegevoegd zijn die niet alleen voor ons, maar voor alle klanten erg bruikbaar zijn. Als er uitbreidingen en nieuwe functies zijn worden we altijd op de hoogte gesteld zodat we weten wat we ermee kunnen. Ook tegenwoordig bel ik nog weleens om de mogelijkheden te peilen voor een bepaalde functie. Niet alles wat ik zou willen kan op korte termijn worden ontwikkeld, een verandering laat soms wel een tijdje op zich wachten. Ja, er is soms wat Engelengeduld voor nodig, maar uiteindelijk komt het er altijd!”