Interview mit Henrike van Engelenburg

Henrike van Engelenburg spricht mit uns über ihre Erfahrungen mit System One. Henrike ist Hauptgeschäftsführerin, Produzentin und Impresario bei „Van Engelenburg Theatre Productions“. Van Engelenburg repräsentiert mehr als zwanzig Künstler und hat sechs Mitarbeiter.

Den Überblick behalten
Die Verwaltung einer Firma erfordert sehr gute organisatorische Fähigkeiten. Es ist nicht immer leicht, gute Arbeitsabläufe sicherzustellen. Für Henrike, die nicht nur das Unternehmen leitet, sondern auch für Marketing und Verkauf für verschiedenste Theatershows verantwortlich ist, ist es besonders wichtig, einen Überblick über die gesamten Abläufe zu haben. „Alle Buchungen sowie die Schreibarbeiten und die interne Organisation müssen gut verwaltet werden. Aus diesem Grund begab ich mich vor einiger Zeit auf die Suche nach einer Softwarelösung, mit der unsere Buchungen verwaltet werden können und die uns dabei unterstützt, unsere täglichen Arbeitsabläufe zu organisieren. Es dauerte fast zwei Jahre, bis mir jemand eine gute Lösung anbieten konnte.“ Sie sprach mit mehreren Firmen, doch keine konnte ihr bei der Suche nach einer geeigneten Software behilflich sein. „Entweder war die Software viel zu kompliziert, unvollständig oder der Preis war einfach zu hoch. Zum Glück kam ich eines Tages mit System One in Kontakt. Hier fand ich ein sehr gut funktionierendes Produkt zu einem erschwinglichen Preis.

Benutzerfreundlich
Van Engelenburg verwendet System One nun schon seit fast zwei Jahren. Henrike: „Sobald wir zur Arbeit kommen, starten wir System One. Alle Mitarbeiter im Büro haben Zugriff auf das Programm und jeder weiß mit der Software umzugehen. Die Software ist äußerst benutzerfreundlich und für uns ist es ein enormer Vorteil, dass das Programm auch online verfügbar ist. Dadurch können wir unsere Arbeit auch von zu Hause oder jedem anderen Ort aus erledigen.“ Unsere Booker verwenden meistens das Firmenverwaltungstool und die Agendafunktion, während die Mitarbeiter in der Verwaltung hauptsächlich den Bereich für die Rechnungen und Verträge verwenden. Unsere Künstler verfügen über ihr eigenes Konto, das sie verwenden können, um ihren Terminplan zu überprüfen oder um ihre freien Tage einzutragen. „Eine Funktion, die wir bisher noch nicht so häufig genutzt haben, ist die Notiz- und Aufgabenfunktion.“ Laut Henrike soll sich dies aber ändern.

Neue Funktionen
Die Firma van Engelenburg ist mit dem von System One angebotenen Service äußerst zufrieden. Henrike: „Bei der Umsetzung und Einrichtung der Software stand uns das Team von System One mit zahlreichen Beratungsgesprächen über die Funktionen der Software zur Verfügung. Das Team von System One ging sehr auf unsere Wünsche ein, wobei sogar einige Funktionen nicht nur eigens für uns erstellt wurden, sondern auch zum Nutzen aller Benutzer. Nach einem Update sind wir stets auf dem aktuellsten Stand über neue Funktionen und ihre Verwendung. Selbst heute weiß ich, dass ich das Team jederzeit anrufen und nach bestimmten Funktionen fragen kann. Zwar kann noch nicht alles kurzfristig umgesetzt werden und nicht alles funktioniert innerhalb der vorgegebenen Zeit, aber letztendlich arbeitet das Team immer fleißig daran und kann unsere Wünsche umsetzen!“